KATA PENGANTAR
Sebagaimana kita ketahui bahwa administrasi ketatausahaan dan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran tugas dan fungsi bagi setiap Unit organisasi/satuan kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja Perangkat Daerah/ Satminkal di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Dalam rangka mencapai visi Bagian Umum Sekretariat Kota Administrasi/Bagian Umum dan Perlengkapan Sekretariat Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu Provinsi DKI Jakarta di bidang administrasi kearsipan daerah di lingkungan pemerintah Provinsi DKI Jakarta perlu adanya petugas pembina Administrasi Kearsipan Dinamis yang berkualitas, sehingga mampu terwujudnya tertib administrasi kearsipan dinamis.
Untuk maksud tersebut dan guna meningkatkan kualitas para pembina kearsipan dinamis di Puminkota/Pusminkab terhadap Unit Organisasi/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja Perangkat Daerah/Satminkal disusun diktat/makalah/ acuan pembinaan pengelolaan administrasi kearsipan dinamis di lingkungan pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Mudah-mudahan diktat ini dapat menjadi acuan serta pedoman bagi para pembina dalam pelaksanaan tugasnya.
Akhirnya saya berharap kepada semua pembina dapat membaca dan menilai serta memberikan masukan kritik membangun guna kesempurnaan substansi diktat ini.
Penulis,
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sesuai dengan peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi DKI Jakarta. Keputusan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemeritnah Provinsi DKI Jakara, salah satu tugas Biro Umum selaku Pusat Administrasi Daerah (Pusminda) adalah melaksanakan pembinaan Administrasi Kearsipan Dinamis pada Unit Organisasi dan Satuan Kerja di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Tujuan pembinaan Administrasi Kearsipan Dinamis adalah meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi kearsipan dinamis pada unit organisasi dan satuan kerja menuju terwujudnya tertib administrasi keasipan, sedangkan maksud pembinaan Administrasi Kearsipan Dinamis adalah proses pelaksanaan berbagai kegiatan untuk menciptakan iklim yang kondusif dan transformasi pengetahuan serta kebijakan bidang Administrasi Kearsipan Dinamis terhadap keseluruhan unsur pada unit organisasi dan satuan kerja sehingga dimungkinkan terjadi perubahan sikap mental, perilaku dan keterampilan kearah yang semakin baik dalam pengelolaan kearsipan dinamis.
B. Dasar Hukum
1 Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 201 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretaritan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;.
2. Keputusan Gubernur Nomor 1 Tahun 1976 tentang Pokok-pokok Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
3. Keputusan Gubernur Nomor 35 Tahun 1978 tentang Wajib Serah Terima, Pemindahan, Perekaman, Penggunaan dan Penyusutan Dokumen/Arsip Daerah;
4. Keputusan Gubernur Nomor 780 Tahun 1996 tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
5. Keputusan Gubernur Nomor 64 Tahun 2002 tentang Stempel, Kop Naskah Dinas dan Papan Nama Instansi Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
6. Keputusan Gubernur Nomor 116 Tahun 2002 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
7.Keputusan Gubernur Nomor 31 Tahun 2003 tentang Penggunaan Penanda tanganan Naskah Dinas oleh Kepala Seksi Dinas Kecamatan di Provinsi DKI Jakarta
8. Keputusan Gubernur Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
9. Keputusan Gubernur Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;
10. Keputusan Gubernur Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Peandatanganan Naskah Dinas oleh Kepala Seksi Dinas Kecamatan Dikabupaten Administrasi Kepulauan Seribu
11.Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpana Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
12. Keputusan Gubernur Nomor 1379/2004 tentang Tata Cara Penyusutan Arsip dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
BAB II
PETUNJUK UMUM DAN PETUNJUK TEKNIS
A. Petunjuk Umum
1. Hal-hal yang wajib dikuasai dan perlu dilakukan oleh setiap pembimbing teknis adalah :
a. menguasai tugas, peraturan perundang-undangan, kebijakan dan ketentuan lain terkait dengan pengelolaan kearsipan dinamis;
b. menguasai teknis/cara membimbing pengelolan kearsipan dinamis;
c. melaksanakan tugas penuh dedikasi dan loyalitas;
d. melakukan identifikasi, analisis (sebab dan akibat), pemecahan masalah serta saran tindak lanjut;
e. mencatata terhadap identifikasi dan pemecahan masalah serta saran tindak lanjut dengan menggunakan form yang telah ditetapkan;
f. memperhatikan catatan-catatan hasil bimbingan terdahulu untuk mengetahui ada atau tidak peningkatan tertib administrasi;
g. membangkitkan semangat petugas/staf di Satminkal untuk mening-katkan kemandirian dalam pengelolaan Administrasi Kearsipan;
h. bersikap bijak, bila Satminkal telah melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis sesuai dengan ketentuan, berilah pujian.
Tetapi bila menemukan pengelolaan kearsipan yang kurang/tidak sesuai dengan ketentuan jangan mengatakan hal tersebut salah, berilah penjelasan secara logis, bahwa yang dilakukan akan menyebabkan terjadi kerugian secara teknis, dengan demikian secara sadar petugas/ staf di Satminkal akan berupaya memperbaikinya;
i. membuat laporan atas bimbingan yang telah dilaksanakan termasuk perkembangan yang terjadi di Satminkal.
2. Hal-hal yang dapat dilakukan oleh seorang Pembimbing Teknis adalah :
a. mengikutsertakan unsur pejabat bidang ketatausahaan dan kearsipan Satminkal untuk kemudian secara bersama-sama dalam melaksanakan bimbingan;
b. bertindak atas nama Pusmikota/Pusminkab untuk merintis kerjasama dengan Satminkal.
3. Hal-hal yang dilarang untuk melakukan
a. bersikap over acting dan memaksakan kehendak;
b. bertindak di luar kewenangan;
c. bertindak di luar sistem dan aturan yang berlaku;
d. mencari-cari kesalahan;
e. mengharap suatu imbalan;
f. memberikan penilaian yang tidak objektif.
B. Petunjuk Teknis
Dalam melaksanakan bimbingan agar memperhatikan petunjuk sebagai berikut.
1. Tata cara pelaksanaan bimbingan :
a. Persiapan
1) menyiapkan surat tugas dan peralatan lain yang diperlukan seperti formulir isian, folder, guide, lembar-lembar pencatatan, blanko perbal, identifikasi pemecahan maslaah dan lain-lain
2) hubungi Satminkal bersangkutan sebelum melakukan bimbingan, agar mereka siap ditempat.
b. Pelaksanaan
1) berkonsultasi dengan pimpinan satminkal untuk memberikan penjelasan tentang maksud dan tujuan kedatangan Pembina, sebaikna Pimpinan Induk Tata Usaha;
2) berkonsultasi dengan Pimpinan Induk Tata Usaha untuk membahas proses dan mekanisme pelaksanaan bimbingan;
3) sebelum memberikan bimbingan teknis di lapangan, sebaiknya mohon bantuan kepada pimpinan satminkal untuk dapat bertemu dan berdiskusi dengan seluruh Pimpinan Cabang Tata Usaha dan Pengolah;
4) tugas ke lapangan dan memberikan petunjuk teknis kepada petugas di Induk Tata Usaha dan Cabang Tata Usaha sambil membuat catatan penting pada blanko identifikasi dan pemecahan masalah;
5) menyampaikan kesimpulan hasil bimbingan teknis kepada Pimpinan Induk Tata Usaha (ITU) dan petugas pengelola kearsipan;
6) setelah selesai melaksanakan tugas, sampaikanlah permohonan maaf dan ucapan terima kasih kepada petugas dan pejabat yang ada.
c. Pelaporan
Berdasarkan hasil bimbingan teknis buatlah laporan hasil pelaskanaan bimbingan kepada atasan langsung dengan menggunakan blanko yang telah disediakan.
2. Identifikasi Masalah
a. salah satu cara melakukan identifikasi masalah adalah dengan mencari jawaban dari berbagai pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dulu terkait dengan praktik pengelolaan Kearsipan Dinamis di Satminkal.
b. untuk memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan tersebut antara lain dapat dilakukan melalui diskusi (tanya jawab), penelitian dokumen kearsipan, observasi lapangan.
c. daftar pertanyaan yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut.
1) Organisasi Kearsipan Dinamis.
a) Apakah bagan susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal telah disusun secara lengkap dan benar ?
b) Apakah uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab (job description0 terkait dengan bagan susunan organisasi kearsipan dinamis telah disusun secara lengkap dan benar ?
c) Apakah telah dikeluarkan peraturan tentang organisasi kearsipan dinamis Satminkal ? Apakah format dan susunan keputusan tersebut benar ?
d) Apakah telah dikeluarkan keputusan tentang pejabat/petugas pengelolaan kearsipan dinasmis Satminkal ? Apakah format dan susunan keputusan tersebut efektif ?
e) Apakah mekanisme organisasi kearsipan dinamis satminkal telah berjalan secara efektif ?
2) Prosedur Pengelolaan Naskah Dinas
a) Apakah Induk Tata Usaha Satminkal yang berperan sebagai satu-satunya pintu surat masuk dan surat keluar telah berjalan secara efektif ?
b) Apakah penerimaan surat, pengarah surat, pencatat surat, pendistribusian surat masuk dari Itu ke CTU telah dilaksanakan dengan benar ?
c) Di dalam Satminkal yang pengarahan surat dilaksanakan oleh Pelaksana Sehari-hari ITU, apakah Pimpinan ITU masih terlibat dalam pengelolaan surat masuk ?
d) Apakah pengendalian surat masuk telah dilaksanakan secara benar ?
e) Apakah masih ditemukan adanya hubungan kerja langsung antara Sekpeng dengan Sekpim dalam pengelolaan kearsipan dinamis satminkal ?
f) Apakah masih ditemukan konsep dan net naskah dinas yang akah ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal tidak melalui Induk Tata Usaha ?
g) Apakah pengoreksian eprbal (konsep) dan penaklikan net naskah dinas telah dilakukan secara benar ?
h) Apakah konsep naskah dinas penting yang akan ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal dituangkan dalam perbal ?
i) Apakah proses pengisian perbal telah dilaksanakan dengan benar?
j) Apakah pengelolaan semua surat keluar dikendalikan dengan menggunakan Kartu Kendali surat keluar ?
k) Apakah proses pengelolaan surat masuk, pembuatan naskah dinas dan pengelolaan surat keluar dilaksanakan secara prosedural dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan ?
l) Setelah proses pembuatan naskah dinas telah selesai dan surat keluar telah didistribusikan, apakah penyimpanan lembar-lembar pencatatan telah berada pada posisi yang benar ?
3) Tata Naskah Dinas
a) Apakah masih ditemukan kekeliruan format dalam penyusunan naskah dinas ?
b) Apakah masih ditemukan kesalahan ketik dalam naskah dinas ?
c) Apakah dalam penyusunan naskah dinas senantiasa memperhatikan kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar ?
d) Apakah penandatanganan naskah dinas telah dilaksanakan dengan pola yang benar ?
e) Apakah penomoran naskah dinas telah dilaksanakan dengan pola penomoran yang benar ?
f) Apakah Satminkal telah memiliki 2 jenis kop naskah dinas ? Apakah bentuk 2 jenis kop naskah dinas tersebut benar ?
g) Apakah 2 jenis kop naskah dinas tersebut telah digunakan secara benar ?
h) Apakah stempel instansi yang dimiliki telah sesuai dengan ketentuan ?
4) Klasifikasi dan Tata Simpan
a) Apakah pencantuman kode klasifikasi telah dilaksanakan dengan benar dan sesuai dengan ketentuan ?
b) Apakah pengendalian surat mencantumkan terlebih dulu kode klasifikasi pada bagian atas halaman pertama surat masuk sebelum surat tersebut didistribusikan ke CTU?
c) Apakah penyimpanan arsip telah dilaksanakan secara benar dan sistematis berdasarkan kode klasifikasi ?
d) Apakah penyimpanan kartu kendali telah dilaksanakan secara benar dan sistematis berdasarkan kode klasifikasi ?
e) Apakah penyimpanan LPP telah dilaksanakan secara benar dan berdasarkan indeks nama orang/badan ?
f) Apakah penyimpanan LD telah dilaksanakan secara benar dan sistematis berdasarkan kronologis waktu ?
g) Apakah penyimpanan KK, LPP dan LD telah dilaksanakan dengan menggunakan alat bantu guide ? Apakah penggunaan guide telah sesuai dengan ketentuan ?
h) Dalam tata simpan apakah masih dilaksanakan pemisahan antara penyimpanan arsip surat masuk dan arsip surat keluar ?
i) Apakah penyimpanan arsip surat keluar yang merupakan jawaban surat masuk telah tersimpan dengan cara digabung dengan arsip surat masuknya di penata arsip ?
5) Penyusutan
a) Apakah Satminkal pernah melaksanakan penyusutan arsip ? Bila pernah, apakah penyusutan telah dilaksanakan dengan benar ?
b) Apakah tempat penyimpanan arsip dan ruangan-ruangan lain masih ditemukan volume arsip yang berlebihan ?
c) Dalam penyusutan arsip apakah dilaksanakan pemindahan arsip dari CTU ke ITU ?
d) Apakah Satminkal pernah melaksanakan pemusnahan arsip ? Bila pernah, apakah pemusnahan dilaksanakan dengan benar ?
e) Apakah Satminkal pernah melaksanakan transfer arsip in aktif ke Kantor Arsip Daerah ? Bila belum pernah, apa alasannya ?
f) Apakah proses penyusutan arsip telah dilengkapi dengan dokumen penyusutan secara lengkap dan benar ?
6) Sarana Kearsipan
a) Apakah Satminkal telah memiliki sarana pencatat, sarana penyimpanan dan alat bantu penyimpanan dalam kondisi cukup sesuai kebutuhan ?
b) Apakah sarana pencatatan, sarana penyimpanan dan alat bantu penyimpanan telah digunakan dengan benar sesuai dengan fungsinya ?
c) Apakah Satminkal masih menggunakan buku agenda surat masuk dan buku ekspedisi ?
d) Berapa buku nomor surat keluar yang dimiliki oleh Satminkal ?
e) Apakah pengisian kolom-kolom pada LD, LPP dan KK telah dilaksanakan dengan benar ?
3. Teknis Pemecahan Masalah
Setelah berhasil melaksanakan identifikasi masalah, maka lakukanlah upaya pemecahan masalah, dengan cara-cara sebagai berikut.
a. Memberikan contoh praktik cara melaksanakan suatu pekerjaan, misalnya :
1) untuk memperbaiki cara pengisian blanko pada LPP, LD, KK, Perbal, Buku Nomor Surat Keluar, Cara Pengarahan Surat, Cara Pengisian Usia Simpan Arsip pada Stempel Retensi.
2) untuk memperbaiki penyimpanan arsip, LPP, LD dan KK.
3) untuk menentukan kode klasifikasi arsip secara benar.
b. Melaksanakan simulasi secara klasikal, misalnya untuk memperbaiki prosedur pengelolaan naskah dinas dan peningkatan kualitas pembuatan naskah dinas.
c. Memberikan penjelasan dengan disertai contoh dokumen yang benar, misalnya untuk memperbaiki penataan organsasi kearsipan dinamis, penyiapan dokumen penyusutan.
d. Membentuk kesepakatan dengan Satminkal, khususnya untuk memperbaiki pengelolaan kearsipan dinamis yang memerlukan waktu atau persiapan yang relatif lama, misalnya
1) kesepakatan untuk memperbaiki peraturan atau keputusan Pimpinan satminkal terkait dengan penataan organisasi kearsipan dinamis;
2) kesepakatan untuk melaksanakan bimbingan teknis secara khusus untuk memperbaiki kualitas pengelolaan kearsipan dinamis satminkal secara menyeluruh.
e. Memberikan saran-saran kepada Satminkal, misalnya :
1) menyarankan kepada Pimpinan Induk Tata Usaha untuk secara periodik menyampaikan laporan pengelolaan kearsipan dinamis secara khusus kepada Pimpinan Satminkal;
2) menyarankan kepada Pimpinan Induk Tata Usaha untuk mengusulkan kepada Pimpinan Satmikal agar maslaah kearsipan dinamis dijadikan salah satu agenda rapat pimpinan;
3) menyarankan kepada Pimpinan Induk Tata Usaha agar mengusulkan anggaran untuk membiayai pengembangan pengelolaan kearsipan dinamis Satminkal.
BAB III
POKOK-POKOK MATERI PEMBINAAN
A. Organisasi Kearsipan Dinamis
1. Organisasi pengelolaan kearsipan dinamis pada unit organisasi atau satuan kerja disebut Satuan Administrasi Pangkal (Satminkal), yang dimaksud dengan Satminkal adalah perangkat pengelolaan kearsipan dinamis pada unit organisasi atau satuan kerja yang memiliki kewenangan pangkal untuk mengelola kearsipannya secara mandiri.
2. Susunan Organisasi.
a) Susunan organisasi Satminkal terdiri dari Pimpinan Satminkal, Induk Tata Usaha dan Cabang Tata Usaha;
b) Pimpinan Satminkal bertugas memimpin Pengelolaan Kearsipan Dinamis Satminkal, mendisposisi pertama surat masuk dan menanda tangani Naskah Dinas. Dalam melaksanakan tugasnya Pimpinan Satminkal dapat dibantu oleh Sekretaris Pimpinan.
c) Induk Tata Usaha bertugas memfasilitasi pengelolaan kearsipan dinamis satminkal, meliputi pengelolaan dan pendistribusian surat masuk, membantu menyelesaikan pembuatan naskah dinas, pengelolaan surat keluar serta pengelolaan arsip.
d) Cabang Tata Usaha atau sering disebut juga Unit Pengolah bertugas mengolah surat yang masuk ke CTU, megnonsep naskah dinas dan membantu pengetikan net naskah dinas.
Di dalam CTU terdapat Pimpinan CTU dan dapat dibentuk Sekretaris Pengolah dan Pengolah.
3. Besaran Organisasi Satminkal
a) Besar kecilnya organisasi satminkal ditentukan oleh besar kecilnya susunan organisasi ITU;
b) Susunan organisasi ITU dapat bervariasi, namun semua fungsi ITU harus dapat dilaksanakan. Fungsi-fungsi ITU meliputi penerimaan surat, pengarahan surat, pencatatan surat, pendistribusian surat, pengendalian surat, pengoreksian konsep surat, penaklikan net surat, pengiriman surat, penyimpanan dan penyusutan arsip;
c) Besar kecilnya organisasi satminkal dipengaruhi oleh volume surat dan arsip yang dikelola dan ketersediaan (jumlah) SDM pengelola kearsipan;
d) Organisasi Satminkal dapat dikatakan paling besar apabila di ITU terdapat Pimpinan ITU, Pelaksana Sehari-hari ITU, Penerima Surat, Pengarah Surat, Pencatat Surat, Pengendali Surat, Penata Arsip dan Pengirim Surat;
e) Pada setiap satminkal selalu terdapat Pimpinan ITU, tetapi tidak selalu terdapat Pelaksana Sehari-hari ITU;
f) Organisasi Satminkal dapat dikatakan menengah, apabila di ITU terdapat penggabungan Penerima dan Pencatat Surat serta Pengendali Surat dan Penata Arsip;
g) Organisasi Satminkal dapat dikatakan paling kecil, apabila di ITU terdapat penggabungan Penerima Surat, Pencatat Surat, Pengendali Surat dan Penata Arsip dengan nama Penata Usaha.
4. Untuk menciptakan tertib organisasi kearsipan dinamis, maka pada setiap satminkal wajib memiliki Keputusan Pimpinan Satminkal tentang Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis Satminkal dan Keputusan Pimpinan Satminkal tentang Penetapan Petugas Pengelola Kearsipan Dinamis Satminkal. Kecuali itu di Satminkal harus terdapat koordinasi baik, fungsionalisasi dan rentang kendali juga harus berjalan dengan baik.
5. Bagan struktur organisasi kearsipan dinamis (terlampir).
B. Prosedur Pengelolaan Naskah Dinas
1. Prosedur Pengelolaan Naskah Dinas meliputi :
a) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk;
b) Prosedur Pengelolaan Naskah Dinas;
c) Prosedur Pengelolaan Surat Keluar.
2. Prinsip-prinsip Dasar Prosedur
a) Semua surat masuk ke Satminkal dan surat keluar dari satminkal harus melalui satu pintu, yaitu ITU;
b) Surat masuk diterima, diarahkan dan dicatat oleh ITU;
c) Pada dasarnya semua surat masuk harus diketahui dan diberikan disposisi oleh Pimpinan Satminkal;
d) Penyampaian surat masuk tidak perlu jawaban dari ITU ke CTU dengan menggunakan LPP sebagai sarana pengiriman, sedangkan yang perlu jawaban menggunakan Kartu Kendali (KK);
e) Surat keluar dikonsep oleh CTU, selanjutnya sebelum disampaikan kepada pimpinan harus dikoreksi terlebih dahulu oleh Pimpinan ITU;
f) Net naskah dinas paling sedikit dibuat rangkap tiga;
g) Sebelum disampaikan kepada Pimpinan Satminkal net naskah dinas harus ditaklik oleh ITU;
h) Sebelum disampaikan kepada pimpinan satminkal, rangkap ke dua net naskah dinas harus diparaf oleh :
Ø Pimpinan CTU pada sisi kiri namajabatan pimpinan satminkal;
Ø Pimpinan ITU pada sisi kanan nama jabatan pimpinan satminkal.
i) Pembubuha tanggal, nomor dan stempel serta pengiriman surat menjadi tugas dan tanggung jawab ITU. Namun khusus dalam pengiriman surat dapat dibantu CTU;
j) Surat keluar asli (tanpa paraf) dikirim ke alamat yang dituju, surat keluar pertinggal (ada paraf), perbal dan surat masuk digabung menjadi satu disimpan di ITU, sedangkan surat keluar tembusan (tanpa paraf) disampaikan kepada CTU dan disimpan oleh CTU;
k) Pengiriman surat keluar menggunakan LPP sebagai sarana pengiriman;
l) Konsep naskah dinas yang bersifat penting dituangkan dalam perbal;
3. Yang termasuk naskah dinas penting adalah :
a) Naskah dinas yang bentuk dan susunannya termasuk peraturan perundangan;
b) Naskah dinas yang bentuk dan susunannya termasuk bukan peraturan perundangan tetapi isinya bernuansa hukum;
c) Naskah dinas yang memuat kebijakan;
d) Naskah dinas yang berdampak terjadinya perubahan status pegawai;
e) Naskah dinas yang menimbulkan dampak pengeluaran dan penggunaan uang;
f) Naskah dinas yang menimbulkan dampak luas di masyarakat.
(Catatan : dibuat dengan menggunakan perbal)
4. Fungsi perbal :
a) Sebagai alat bukti paling otentik;
b) Alat koordinasi;
c) Alat pengendalian proses penerbitan naskah dinas.
5. Pokok-pokok Penyelesaian Perbal Naskah Dinas
a) Konsep ditulis atau diketik pada blanko perbaloleh CTU Pengonsep;
b) Urutan pemarafserta perbal sebagai berikut :
1) Pemarafserta kesatu pimpinan CTU pengonsep;
2) Pemarafserta kedua dan ketiga sesuai kebutuhan, pimpinan CTU terkait;
3) Pemarafserta terakhir pimpinan ITU.
c) Apabila konsep dibuat oleh satuan kerja selaku CTU yang juga berperan sebagai ITU, urutan Pemarafserta perbal sebagai berikut.
1) Pemarafserta kesatu adalah satuan kerja dimaksud berfungsi sebagai CTU Pengonsep;
2) Pemarafserta kedua dan ketiga sesuai kebutuhan CTU terkait;
3) Pemarafserta terakhir satuan kerja selaku pemarafserta kesatu, saat ini berfungsi sebagai ITU.
d) Di ITU setelah perbal diparaf oleh pemarafserta pimpinan ITU, perbal diproses lebih lanjut untuk disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan perbal. Tanggal pengajuan perbal kepada pejabat yang menetapkan perbal harus diisikan pada kolom “Dimajukan pada Tanggal”
e) Semua pemaraf pada perbal harus membubuhi tanggal paraf
1) Tanggal pemarafserta pimpinan ITU dijadikan tanggal dimajukan perbal kepada pejabat penandatangan.
2) Tanggal pemarafan penetapan perbal oleh pejabat penandatangan dijadikan tanggal surat.
f) Setelah perbal ditetapkan oeh pimpinan satminkal atau pejabat penandatangan langsung diberikan tanggal surat yang dituliskan pada kolom tanggal dan nomor pada blanko perbal;
g) Pengetikan net harus sekaligus diketiknomor dan tanggal suratnya;
h) Net ditaklik oleh ITU;
i) Net diparaf oleh pimpinan CTU pengonsep dan pimpinan ITU;
j) Net ditandatangani oleh pimpinan satminkal atau pejabat penanda- tangan, sejak saat ini fungsi net berubah menjadi naskah dinas;
k) Kolom-kolom perbal yang harus diisi pada waktu membuat konsep :
1) Kolom, judul, diisi hal surat atau judul naskah dinas produk hukum;
2) Kolom lampiran;
3) Alamat yang dituju atau jenis naskah dinas produk hukum ditulis pada kolom di bawah kolom tanggal;
4) Kolom tembusan.
l) Urut-urutan pengisian perbal
setelah konsep selesai dibuat, urutan pengisian blanko perbal adalah sebagai berikut.
No | Kolom | Diisi Oleh | Paraf | Tgl. Paraf |
1. | Dikerjakan oleh | Pejabat pengonsep | Ya | Ya |
2. | Diperiksa | Atasan langsung pejabat pengonsep | Ya | Ya |
3. | Diedarkan oleh | Sekpeng CTU pengonsep | Ya | Ya |
4. | Net telah disetujui oleh unit/sub unit | CTU Pengonsep | Ya | Ya |
5. | Pemaraf serta I | Pimpinan CTU pengonsep | Ya | Ya |
6. | Pemaraf serta lain sebelum pimpinan ITU | Pejabat yang bertugas mengoreksi perbal | Ya | Ya |
7. | Diterima di pengendali surat | Pengendali | Ya | Ya |
8. | Pemaraf serta terakhir | Pimpinan ITU | Ya | Ya |
9. | Dimajukan pada tanggal | Pengendali | Ya | Ya |
10. | Ditetapkan oleh | Pimpinan Satminkal | Ya | Ya |
11. | Tanggal dan nomor surat | Pengendali | Ya | Ya |
12. | Dinomori oleh | Pengendali | Ya | Ya |
13. | Diketik oleh | Pengetik | Ya | Ya |
14. | Ditaklik oleh | Pelaksana sehari-hari ITU atau pimpinan ITU | Ya | Ya |
15. | Net disetujui oleh | Pimpinan CTU pengonsep | Ya | Ya |
16. | Diterima di pengirim surat | Caraka | Ya | Ya |
17. | Dikirim oleh | Caraka | Ya | Ya |
18. | Perbal dan pertinggal disim-pan oleh | Penata | Ya | Ya |
m) Pokok-pokok pengisian perbal
1) Semua konsep yang tersedia pada perbal harus diisi.
2) Konsep naskah dinas ditulis atau diketik langsung pada perbal;
3) Halaman perbal pertama berisi :
(1) catatan proses penerbitan naskah dinas secara berurutan dapat dibaca urutan tanggal pemarafan;
(2) Bagian kepala naskah dinas
(3) Bagian kaki naskah dinas.
(4) Bagian tubuh naskah dinas ditulis atau diketik pada halaman kedua dan ketiga blanko perbal
(5) Halaman keempat blanko perbal harus dikosongkan (tidak boleh diisi tulisan apapun);
(6) Apabila tubuh naskah dinas tidak cukup ditulis atau diketik pada halaman kedua dan ketiga maka :
Ø Alinea pembuka dan penutup naskah dinas ditulis atau diketik di halaman kedua dan ketiga blanko perbal.
Ø Alenia isi naskah dinas dapat ditulis atau diketik pada kertas tambahan.
(7) Teknis koreksi perbal :
Ø Pejabat pengoreksi perbal dapat mencoret kata atau kalimat pada konsep diganti dengan kata atau kalimat lain;
Ø Mencoret kata atau kalimat yang dinilai tidak perlu;
Ø Menambahkan kata atau kalimat.
(8) Pencoretan kata atau kalimat diupayakan jangan sampai kata atau kalimat yang dicoret menjadi tidak terbaca;
(9) Setiap perubahan konsep harus diberikan paraf dan tanggal pejabat yang melakukan perubahan.
C. Tata Naskah Dinas
1. Naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis;
2. Tata naskah dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat normatif, mengatur sifat, bentuk dan susunan serta kewenangan penandatanganan yang menjadi pedoman dalam komunikasi kedinasan tertulis;
3. Fungsi naskah dinas bagi organisasi :
a) Sebagai alat komunikasi
b) Sebagai sumber informasi
c) Sebagai alat koordinasi
d) Sebagai payung hukum
e) Sebagai landasan operasional
f) Sebagai alat pertanggungjawaban
g) Sebagai alat bukti hukum
4. Aspek-aspek penting naskah dinas
a) bentuk dan susunan
b) jenis naskah dinas
c) substansi materi
d) format
e) penggunaan bahasa
f) pengetikan dan penaklikan
g) kewenangan penandatanganan
h) penggunaan kop dan stempel
i) penomoran
j) prosedur pembuatan perbal
5. Penjelasan dari aspek-aspek naskah dinas.
D. Bentuk dan Susunan
1. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan.
a) Isi bernuansa hukum
b) Mengandung aspek hak dan kewajiban serta perintah dan larangan
c) Susunannya terdiri dari :
1) Kepala yang memuat nama Naskah Dinas, Nomor dan Judul
2) Pembukaan memuat dasar pertimbangan yang ditandai dengan konsideran Menimbang, Mengingat, Memperhatikan, Memutuskan dan Menetapkan.
3) Batang tubuh yang dirumuskan dalam Bab, Pasal, Ayat atau Diktum-diktum
4) Penutup
5) Lampiran (bila diperlukan).
2. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
a) Susunannya terdiri dari :
1) Kepala surat
2) Tubuh surat
3) kaki surat
b) Tercantum secara tegas pihak/alamat yang dituju
c) Tubuh surat terbagi ke dalam 3 alinea, yaitu :
1) Alinea Pembuka
2) Alinea Isi
3) Alinea Penutup
3. Naskah dinas dalam bentuk khusus
a) Jenis naskah dinas tercantum secara jelas di tengah bagian atas naskah;
b) Bentuk dan formatnya bervariasi
c) Tidak dicantumkan secara tegas pihak/alamat yang dituju
d) Dibuat untuk suatu keperluan tertentu
e) Susunannya terdiri dari :
F Kepala surat
F Tubuh surat
F Kaki surat
E. Jenis Naskah Dinas
1. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perudang-undangan
a) Peraturan Daerah;
b) Peraturan Gubernur;
c) Peraturan Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah;
d) Keputusan;
e) Instruksi.
2. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
a) Surat biasa
b) Surat edaran
c) Surat undangan
d) Rekomendasi
e) Surat Panggilan
f) Surat Pengantar
3. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan khusus
a) Surat izin l) Seruan
b) Surat Keterangan m) Nota Dinas
c) Surat Perjanjian n) Berita Acara
d) Surat Tugas o) Surat Kuasa
e) Surat Penugasan p) Memo
f) Surat Perintah q) Risalah Rapat
g) Surat Perintah Kerja r) Pengumuman
h) Surat Perintah Tugas s) Telaahan Staf
i) Surat Perintah Perjalanan Dinas t) Laporan
j) Surat Perintah Bongkar u) Nota Kesepahaman
k) Surat Penyegelan
F. Substansi Materi
1. Mampu mengungkapkan maksud dan keinginan pembuat naskah dinas.
2. Dirumuskan secara singkat, padat, lugas, efektif dan lengkap.
3. Komunikatif dalam arti mudah dipahami dan dapat memotivasi penerima/ pembaca agar mau memberikan tanggapan/respon.
G. Format
Format adalah ketentuan mengenai pengetikan naskah dinas, antara lain mengenai bentuk dan ukuran hufur, batas (margin) atas, bawah, kiri dan kanan, spasi, alinea, serta tata letak penulisan kata.
H. Penggunaan Bahasa
1. Penulisan naskah dinas harus memperhatikan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2. Hindari penggunaan bahasa asing, kecuali untuk kata istilah
3. Pemilihan kalimat harus :
a) Jelas
b) Efektif (tepat sasaran)
c) Efisien (hemat dalam menggunakan kata)
d) Tegas dan Lugas.
I. Pengetikan dan Penaklikan
1. Pengetikan harus benar dalam arti sesuai dengan konsep.
2. Kesalahan pengetikan dapat berakibat kerugian material (menyangkut angka) menimbulkan salam pengertian.
3. Pengetikan konsep dilakukan oleh CTU sedangkan pengetikan Net dilakukan oleh ITU
4. Penaklikan dilakukan oleh ITU
5. Naskah dinas diketik pada kertas HVS ukuran A4.
J. Kewenangan Penandatangan
1. Naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
2. Pejabat yang berwenang dalam menandatangani naskah dinas adalah :
a) Gubernur
b) Wakil Gubernur
c) Sekretaris Daerah
d) Asisten Sekretaris Daerah
e) Kepala Dinas/Badan/Kantor
f) Walikotamadya/Bupati
g) Wakil Walikotamadya/ Wakil Bupati
h) Sekretaris Kotamadya/Kabupaten
i) Kepala Unit Kerja/SKPD selaku Pimpinan Satminkal
j) Camat
k) Lurah
3. Pejabat yang berwenang dapat mendelegasikan atau melimpahkan kewenangan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk dan dibuat secara tertulis (dalam bentuk keputusan)
K. Penggunaan Kop dan Stempel
1. Kop naskah dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas yang memuat sebutan atau nama instansi sesuai ketentuan
2. Dua jenis kop naskah dinas
a) Kop naskah dinas dengan alamat digunakan untuk mengetik jenis naskah dinas yang alamat nomor naskah dinasnya dicantumkan pada sisi kiri kepala naskah dinas antara lain ; Surat Edaran, Surat Biasa, Surat Undangan, Surat Panggilan
b) Kop naskah dinas tanpa alamat digunakan untuk mengetik jenis naskah dinas yang nomor naskah dinasnya dicantumkan di bawah tulisan jenis naskah dinas di bagian tengah kepala naskah dinas antara lain : Peraturan, Keputusan, Pengumuman, Surat Tugas, Instruksi
L. Penomoran Naskah Dinas
1. Bentuk nomor Peraturan, Keputusan, Instruksi, Pengumuman dan Seruan adalah Nomor Bulat, Kata Tahun dan Angka Tahun
Contoh : Nomor 20 Tahun 2008
2. Bentuk Nomor surat edaran adalah Nomor Bulat, Garis Mining dan tulisan SE garis miring Angka Tahun
Contoh : Nomor 20 /SE/ 2008
3. Bentuk nomor surat-surat lainnya antara lain surat biasa, surat undangan, surat keterangan adalah nomor bulat garis miring kode klasifikasi
Contoh : Nomor 20/-074
M. Klasifikasi dan Tata Simpan
1. Pengertian Klasifikasi
Klasifikasi arsip merupakan tanda pengenal (kode)/pengelompokan suatu subjek/masalah dari arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi Universal Decimal Clasification (UDC).
2. Maksud dan Tujuan Klasifikasi
Menciptakan suatu sistem penyimpanan yang tepat, cepat dan akurat dan apabila pimpinan/petugas sewaktu-waktu meemrlukan arsip/informasi dapat disajikan/ditemukan secara lengkap dalam waktu yang singkat.
3. Cara menentukan Kode Klasifikasi suatu Surat/Arsip.
a) setiap surat penting, baik surat masuk maupun surat keluar diberi kode klasifikasi sesuai masalahnya
b) perhatikan apakah materi di dalam surat (naskah dinas) tersebut dalam rangka pelaksanaan tugas penunjang ataukan kegiatan pokok
1) jika menggunakan kegiatan penunjang yang bersifat keorganan, gunakan kode klasifikasi dibawah -07
2) apabila kegiatan penunjang tersebut menyangkut masalah kepegawaian gunakan kode kasifikasi dibawah -081 sampai dengan -089
3) apabila masalah dalam rangka kegiatan substantif maka harus dicari dibawah -1.71 sampai dengan -1.79 atau -1.81 sampai dengan -1.89 atau dibawah -1.91 sampai dengan -1.98
c) Masalah-masalah yang berkaitan satu sama lain tentang urusan kasus tertentu diberikan kode yang sama sehingga akhirnya arsip akan terkumpul menjadi satu dosir.
4. Tata Simpan
Arsip harus disimpan secara sistematis, agar bila sewaktu-waktu diperlukan dapat segera ditemukan.
a) Jenis yang disimpan
1) arsip
2) lembar-lembar pencatatan
b) Sarana Penyimpanan
1) Filing kabinet, lemari arsip, rak arsip, kotak arsip, map folder
2) Sarana penyimpanan lembar pencatatan : Lemari Katalog
3) Alat bantu : guide, caption
c) Teknis penyimpanan
1) Penyimpanan arsip bukan jenis peraturan perundang-undangan, instruksi, pengumuman, seruan dan surat edaran disimpan berdasar kan kode klasifikasi
2) Penyimpanan Lembar Disposisi berdasarkan kronologis waktu (tanggal, bulan, tahun)
3) Penyimpanan Lembar Pengantar berdasarkan Indeks nama orang, nama badan
4) Penyimpanan Kartu Kendali berdasarkan Kode Klasifikasi. Lembar KK antara lain berfungsi sebagai alat bantu penemuan kembali arsip, karena itu untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat dicantumkan kode lokasi penyimpanan arsip pada KK
N. Penyusutan
1. Pengertian Penyusutan Arsip
Adalah suatu kegiatan untuk mengurangi volume dan jenis arsip pada tempat penyimpanan arsip dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip
2. Maksud dan Tujuan
a) Maksud adalah untuk memperbaiki atau meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan dinamis pada satminkal/unit kerja
b) Tujuan adalah untuk mengurangi volume dan jenis arsip pada tempat penyimpanan yang sudah habis waktu simpannya
3. Tahap dalam penyusutan
a) Tahap pertama
1) penyusutan di Cabang Tata Usaha(CTU) pencatatannya dilakukan pada daftar inventarisasi yang berisi rincian data arsip yang akan disusutkan dan ditandatangani oleh Pimpinan CTU
2) Pemusnahan arsip duplikasi dan arsip naskah dinas intern yang ditandatangani pimpinan CTU, Pemusnahan dilakukan sendiri oleh CTU tanpa harus melibatkan pihak lain.
3) Pemindahan arsip dari CTU ke ITU meliputi :
(a) membuat daftar pertelaan arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan CTU
(b) membuat Berita Acara pemindahan arsip ditandatangani oleh Pimpinan CTU dan Pimpinan ITU.
b) Tahap kedua, inventarisasi dan pemilahan arsipdi ITU, setelah di ITU terkumpul arsip-arsip yang berasal dari CTU-CTU maupun arsip-arsip yang sebelumnya telah disimpan oleh Penata. Inventarisasi arsip yang akan disusutkan dengan menggunakan daftar inventarisasi arsip yang disusutkan dan ditandatangani oleh Pimpinan ITU.
c) Tahap ketiga, adalah pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip, pembentukan panitia tersebut dilakukan oleh Pimpinan Satminkal. Panitia Pemusnahan Arsip teridiri dari Unsur Satminkal, Pusminda, Kantor Arsip Daerah, Biro Hukum dan unsur instansi terkait lainnya.
d) Tahap keempat, Penilaian arsip dilakukan oleh panitia pemusnahan arsip terhadap arsip-arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. Penelitian arsip melahirkan rekomendasi dari panitia pemusnahan arsip ditandatangani oleh semua anggota panitia ditujukan kepada Pimpinan Satminkal, rekomendasi tersebut dapat berisi musnah, ditransfer ke Kantor Arsip Daerah atau disimpan oleh Satminkal.
e) Tahap kelima, Pemusnahan Arsip
Atas dasar persetujuan Pimpinan Satminkal untuk melaksanakan pemusnahan dan transfer arsip Pimpinan ITU melaksanakan pemusnahan arsip dilsaksikan oleh panitia pemusnahan arsip.
Pemusnahan arsip dilengkapi dengan dokumen
1) Daftar tertelaan arsip dimusnahkan ditandatangani oleh Pimpinan ITU
2) Berita acara pemusnahan arsip ditandatangani oleh Pimpinan ITU dan ditandatangani oleh panitia pemusnahan selaku saksi-saksi serta disetujui oleh Pimpinan Satminkal.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dirajang atau dengan cara lain yang aman.
Semua lembar pencatatan yang dijadikan alat bantu penyimpanan arsip yang dimusnahkan juga harus dimusnahkan.
f) Tahap keenam, transfer arsip ke Kantor Arsip Daerah
1) arsip yang akan ditransfer ditata dengan baik dan sistematis dimasuk- kan dalam boks. Alat pencatatan sebagai alat bantu penyimpanan juga dimasukkan dalam boks.
2) daftar pertelaan arsip yang ditransfer ditandatangani oleh Pimpinan Satminkal
3) berita acara transfer arsip ditandatangani oleh Kepala Unit selaku Pimpinan Satminkal dan Kepala Kantor Arsip.
O. Sarana Kearsipan
1. Pengertian sarana kearsipan
Segala jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan dinamis
2. Jenis sarana kearsipan
a) Sarana pencatatan antara lain
1) Lembar Disposisi
2) Kartu Kendali
3) Lembar Pengantar
4) Lembar Peminjaman
5) Lembar Teguran
6) Kartu Penunjuk Silang
7) Blanko Perbal
b) sarana penyimpanan antara lain
1) Lemari arsip
2) Filing kabinet
3) Lemari katalog
4) Rak arsip
5) Map
6) Guide (caption)
7) Bok arsip
c. alat bantu penyimpanan antara lain guide
BAB IV
PENUTUP
Dikat/makalah ini dimaksudkan untuk membekali petugas pembinaan guna meningkatkan kualitas para pembina kearsipan dinamis di Puminkota/Pusminkab terhadap Unit Organisasi/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja Perangkat Daerah/Satminkal disusun diktat/makalah/ acuan pembinaan pengelolaan administrasi kearsipan dinamis di lingkungan pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Diharapkan kepada para petugas pembinaan dapat mempergunakan diktat/ makalah ini sebagai acuan dalam melaksanakan peningkatan kualitas petugas kearsipan di Satminakl Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat dalam upaya meningkatkan kualitas pembinaannya.
Penulis,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar